Fluxograma definido

Um fluxograma é uma representação gráfica ou simbólica de um processo. Cada etapa do processo é representada por um símbolo diferente e contém uma breve descrição da etapa do processo. Os símbolos do fluxograma estão vinculados a setas que mostram a direção do fluxo do processo.

Símbolos comuns do fluxograma

Símbolos de fluxograma diferentes têm significados diferentes. Os símbolos de fluxograma mais comuns são:

• Exterminador do Futuro: Uma forma oval de fluxograma indicando o início ou o fim do processo.
• Processo: Uma forma de fluxograma retangular indicando uma etapa de fluxo de processo normal.
• Decisão: Uma forma de fluxograma de diamante indica uma ramificação no fluxo do processo.
• Conector: Uma forma de fluxograma pequena, rotulada e circular usada para indicar um salto no fluxo do processo.
• Dados: Um paralelogramo que indica a entrada ou saída de dados (E/S) para um processo.
•  Documento: Usado para indicar um documento ou relatório (veja a imagem no fluxograma de amostra abaixo).

Três definições alternativas de fluxograma

A definição acima está correta, mas não consegue descrever a frieza dos fluxogramas.

 P: Você acabou de dizer “a frieza dos fluxogramas”?
R: Sim, eu fiz.

Eu sei que parece um pouco ridículo, mas em meus anos como engenheiro de manufatura, fluxogramas online e gráficos de Pareto eram minhas duas ferramentas favoritas para caracterizar e melhorar processos. Como tal, aprendi a apreciar as diferentes maneiras como você pode usá-los.

Fluxograma no estado em que se encontra

A primeira coisa legal sobre fluxogramas é que eles permitem que você veja o fluxo do processo de relance, então meu a primeira definição alternativa de “Fluxograma”; é  um instantâneo de seus processos de negócios. Isso é comumente chamado de  Fluxograma no estado em que se encontra. Você pode dizer muito sobre a complexidade (e muitas vezes o excesso de complexidade) de muitos processos de negócios apenas olhando para um fluxograma como estão - sem nem mesmo ler o texto nos símbolos. Você pode ver facilmente o fluxo de informações e materiais, ramificações no processo, oportunidades para loops infinitos, o número de etapas do processo, operações interdepartamentais e muito mais.

Lente de zoom de processo

A segunda coisa legal sobre fluxogramas é que eles permitem que você veja o fluxo do processo em níveis diferentes, então meu a segunda definição alternativa de fluxograma é uma lente de zoom para seus processos de negócios. Os fluxogramas costumam ser categorizados em 3 níveis: alto, médio e baixo (detalhado). Um fluxograma de alto nível pode ser um processo definido no nível de toda a empresa ou sistema de grande porte. Um fluxograma de nível médio pode ser um processo definido no nível de departamento, e um fluxograma de nível inferior pode ser um processo definido no nível de trabalho.

Por exemplo, eu costumava administrar um departamento de teste. A validação do produto foi uma etapa do processo incluída em um fluxograma de alto nível no procedimento de Introdução de Novo Produto. O próprio processo de teste de validação foi documentado em um fluxograma de nível médio, mostrando as atividades do departamento geral necessárias para dar suporte aos testes de qualificação. Detalhando, algumas das instruções de trabalho ISO 9000 para tipos de teste individuais tinham fluxogramas detalhados de baixo nível que documentavam como conduzir cada teste.

Algumas ferramentas de fluxograma (incluindo o Microsoft Excel) permitem adicionar hiperlinks aos símbolos de fluxograma. Os hiperlinks permitem clicar em um símbolo de fluxograma, detalhando desde uma etapa de processo de alto nível até um conjunto detalhado de etapas de fluxo de processo. Isso realmente oferece a capacidade da lente de zoom.

Bancada de teste de processo

A terceira coisa legal sobre fluxogramas é que eles permitem que você realize experimentos sem risco, então, com isso em mente, a terceira e última definição alternativa de fluxograma é uma bancada de teste de processo. Todas as melhorias de processo requerem mudança e a maioria das mudanças envolve risco, exige trabalho, custa dinheiro ou instila algum nível de incerteza emocional e medo. Você pode mitigar cada um deles criando fluxogramas de quaisquer mudanças operacionais propostas. Cada fluxograma pode ser um "e se" que ajuda os jogadores envolvidos a ver mais facilmente os riscos envolvidos. Pessoalmente, faço os fluxogramas antes e depois de todas as mudanças significativas no processo.

Outros nomes para fluxograma

Infelizmente, o mundo dos fluxogramas não chegou a um acordo unânime sobre o que chamar de fluxogramas. Os nomes alternativos comuns incluem: fluxograma, fluxograma de processo, mapa de processo, gráfico de processo, modelo de processo, diagrama de fluxo de processo ou apenas diagrama de fluxo. Francamente, todas as variações são um pouco irritantes. Eu prefiro fluxograma, mas uso fluxograma e outros termos extensivamente porque é o que as pessoas geralmente procuram online.

Um grande aborrecimento são os termos que têm significados diferentes com base no contexto. Por exemplo, o termo Mapa do Processo geralmente se refere a fluxogramas que atribuem dados de atributos - entradas e saídas - a cada etapa do processo. Mas Mapa de processo também é usado para se referir a fluxogramas que mapeiam as inter-relações entre os procedimentos de nível superior em um sistema ISO 9000. E eu tenho um livro sobre Mapeamento de processos que contém nada além de fluxogramas tradicionais.

Diagrama de fluxo é freqüentemente sinônimo de Diagrama de fluxo de dados - uma representação gráfica do fluxo de informações em um programa de computador. Já vi o termo ser mal utilizado para significar fluxogramas padrão também. Business Process Model Notation (BPMN) é um tipo de diagrama mais técnico e não deve ser usado como sinônimo de fluxograma. Por último, os diagramas de atividades, que são usados na modelagem UML, são basicamente apenas fluxogramas, mas são usados em conjunto com outros tipos de diagramas que representam o design e o uso do software.